PROTOCOLO DE SELECCIÓN DE PERSONAS

“Contar con personas idóneas, que tengan las competencias necesarias para el desempeño de sus funciones, de calidad humana, y de adhesión a los valores institucionales, es una clara decisión al momento de seleccionar a nuestros colaboradores para todas las áreas y estamentos de la universidad.”

Como una forma de facilitar el cumplimiento de la política de selección señalada anteriormente, presentamos a las jefaturas el siguiente protocolo que regirá los procesos de reclutamiento, selección y contratación de Personas en la Universidad.

Todas las personas que ingresen a Uniacc deberán cumplir con este protocolo.

Etapas del Proceso

Requerimiento

Reclutamiento

Postulaciones Internas

Revisión de Antecedentes

Entrevistas

Cierre y Contratación

Requerimiento

Responsable: Jefe Directo

Tanto para la creación de un nuevo cargo como para completar una vacante por reemplazo, el proceso comienza con una “Solicitud de Contratación”, que deberá ser enviada vía correo electrónico a la Dirección de Personas por el jefe directo de la persona a contratar, con las autorizaciones respectivas, o en su defecto impresa con las firmas correspondientes.

Esta solicitud se encuentra disponible en Intranet y debe completarse con los antecedentes requeridos, previo acuerdo entre el Jefe Directo que está solicitando, el Vicerrector del Área y el Director de Personas y Gestión Organizacional, respecto del perfil del  cargo, el nivel de renta y las fuentes de reclutamiento.

Es responsabilidad del Vicerrector obtener la autorización del Rector, quien  finalmente autoriza o rechaza el inicio del proceso, según planificación de dotación acordada para el año en curso.

Las autorizaciones deberán quedar registradas a través de correo electrónico donde las partes involucradas en el proceso registrarán su aprobación y acuerdo con el inicio de éste.

Para el caso de los Docentes, es la Vicerrectoría Académica la encargada de elaborar la plantilla con la dotación requerida en función a las necesidades curriculares de cada carrera y obtener la autorización del Rector.

Reclutamiento

Responsable: Jefe Directo / Dirección de Personas

El  reclutamiento podrá ser externo o interno, no existiendo restricción alguna de fuente de reclutamiento.

Se podrán solicitar a los colaboradores antecedentes de postulantes que puedan recomendar. En los casos de recomendaciones internas los C.V. deberán enviarse a la Dirección de Personas y Gestión Organizacional con el formulario “Presentación de Postulante”.

La única excepción será que el postulante no sea familiar directo en primer grado de consanguineidad del Jefe Directo que solicita la vacante.

En caso de personas que deseen reingresar a UNIACC deberá ser previa consulta con la Dirección de Personas, la cual verificará motivo de salida para dar aprobación o rechazo a la solicitud.

Para el proceso de reclutamiento será clave la definición  del “Perfil del Cargo”, que se encuentra en la misma Solicitud de Contratación.

El Jefe Directo solicitante, en la definición del perfil del candidato, debe indicar las competencias personales y técnicas requeridas. Los elementos definidos en el Perfil son muy necesarios para la entrevista de los candidatos.

Postulaciones Internas

Responsable: Dirección de Personas y Jefaturas  

Como una forma de generar movilidad interna y desarrollo de carrera se podrá en determinados casos promover postulaciones entre los propios colaboradores de Uniacc.

En estos casos será la Dirección de Personas quien comunicará a las jefaturas la existencia de la vacante, junto a los requisitos y perfil del cargo, para la presentación de postulantes.

Los postulantes que reúnan los requisitos, deberán cumplir con las etapas normales del proceso de selección descrito en este protocolo, además de la revisión de los resultados de la última evaluación de desempeño.

Revisión de Antecedentes y exámenes especiales

Responsable: Dirección de Personas

En esta etapa se revisarán los antecedentes curriculares y comerciales de los candidatos. Junto con lo anterior, serán chequeadas las referencias laborales que el postulante señale en su CV.

Estas actividades son de responsabilidad de la Dirección de Personas.

En el caso de cargos que requieran exámenes especiales, se programarán para que se realicen en esta etapa.

Entrevistas

Responsables: Jefe Directo y Dirección de Personas

·         Jefe Directo: La primera entrevista del proceso la realiza el jefe directo.

Esta entrevista debe tener, tanto un enfoque personal como técnico, sin embargo es responsabilidad del jefe directo evaluar las competencias técnicas del candidato, además de especificarle al candidato las funciones principales del cargo y en general lo que se esperaría de él.

Luego de realizada la primera entrevista, el jefe directo deberá seleccionar una terna para que continúen las demás etapas del proceso.

• Psicólogo: La terna seleccionada por el jefe directo pasará inmediatamente a una entrevista con el psicólogo, quien además tomará los test necesarios para su evaluación en función al perfil del cargo elaborado por el área solicitante. Psicología será responsable de hacer llegar el informe confidencial a la Dirección de Personas, quien lo analizará con el jefe solicitante.

• Dirección de Personas: La terna presentada por el Jefe Directo, deberá ser entrevistada por una de las personas que se determine en esta Dirección.

Esta entrevista estará más focalizada en determinar cómo calzan en nuestra cultura los aspectos personales, familiares y laborales del postulante. Además, deberá buscar cómo los aspectos determinados por el psicólogo podrán afectar o no su desempeño. Cualquier duda a este respecto deberá analizarse con el jefe directo, determinando o no la necesidad una nueva entrevista.

Finalizadas las entrevistas, los antecedentes de la persona seleccionada podrán ser conocidos por el Rector si lo requiere.

La Dirección de Personas tendrá la responsabilidad de coordinar todas las entrevistas que necesiten los postulantes y de llevar el control global de los procesos de selección.

En caso de los postulantes que no continúan el proceso será responsabilidad de la Dirección de Personas avisar oportunamente a cada uno de ellos, ya sea en forma telefónica o escrita.

Cierre y Contratación

Responsable: Jefe Directo y Dirección de Personas

Una vez tomada la decisión de contratar al postulante, la reunión de cierre es responsabilidad  del Jefe Directo y /o el Vicerrector del Area, previo acuerdo con la Dirección de Personas y Gestión Organizacional respecto a los términos económicos, de la propuesta de trabajo y otras condiciones especiales si existiesen.

Una vez  realizado el cierre con el postulante, el Jefe Directo deberá dar aviso a la Dirección de Personas por medio del formulario “Ficha de Ingreso”, el cual deberá venir completo con todos los campos requeridos, lo que facilitará la inserción del nuevo colaborador en su puesto de trabajo.

Con este formulario se podrá solicitar la obtención de claves, correo electrónico,  teléfonos y otros implementos necesarios.

Para cumplir con un adecuado estándar de servicio, es recomendable contar con esta información por lo menos con 72 horas de anticipación del ingreso del nuevo colaborador.

Junto con lo anterior la Dirección de Personas podrá solicitar, para su carpeta personal, antecedentes adicionales a la persona que ingresa.

Luego de realizado este proceso, el nuevo colaborador iniciará su etapa de Inducción en UNIACC, siendo recibido en su primer día laboral en la Dirección de Personas.

Fuente: PROTOCOLO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y Reclutamiento - Uniacc